Net als bij de zelfscankassa: dit is onze visie op werken in je fabriek
Zelf je boodschappen scannen in de supermarkt of je bestelling plaatsen bij McDonald’s, dat is inmiddels de normaalste zaak van de wereld. Dit is een goed voorbeeld van hoe dingen makkelijker worden door een digitale oplossing. Voor iedereen. De bediening spreekt zo voor zich, dat elke persoon snapt wat hij moet doen. Zelfs zonder uitleg of begeleiding.
Tijdens een goed kennismakingsgesprek viel de term ‘brainfree werken’. Met dit begrip bedoelde de manager dat hij het werk voor iedereen in de fabriek zo makkelijk wilde maken. “Ik wil ervoor zorgen dat iedereen in mijn fabriek vanaf dag 1 goed werk kan afleveren”, zei hij. “Daar wil ik de medewerkers zo goed mogelijk mee helpen, zodat iedereen tevreden kan zijn.
Zo zit het dus met ‘brainfree’ werken: werk wordt makkelijker gemaakt door digitale oplossingen die het werk in de fabriek gestructureerd sturen. Denk bijvoorbeeld aan formulieren invullen, controles uitvoeren of met collega’s in contact komen. Ontwikkelingen in de maakindustrie, zoals krapte op de arbeidsmarkt, maken het essentieel om na te denken over verbeteringen in je fabriek.
Hoe maak jij het werk zo makkelijk mogelijk voor de medewerkers?
Weet je nog, je eerste keer bij de zelfscankassa?
Je weet het vast nog wel: je komt binnen bij de supermarkt of McDonald’s en je loopt in eerste instantie richting de oude, vertrouwde kassa. Toch kies je deze keer voor het nieuwe systeem: een digitale bestelzuil. Omdat je nieuwsgierig bent, omdat daar geen rij staat of omdat het scherm er mooi uitziet. Het is misschien even zoeken, maar het lukt al snel. Binnen vijf minuten geniet je van je bestelling. De volgende keer dat je naar de McDonald’s gaat, loop je zonder twijfel naar de bestelzuil. Dat is veel makkelijker en sneller. Je vader die vandaag ook mee is gegaan, heeft er wat meer moeite mee. Met een beetje geduld lukt het hem ook om de bestelling te plaatsen.
Dit is precies hoe het er in de fabrieken ook aan toe gaat: voor iedereen heeft digitalisering een andere impact. We zien jonge mensen met andere nationaliteiten die vlot de nieuwe oplossing oppikken, maar ook wat oudere mensen die daar meer moeite mee hebben. Zolang je een beetje geduld hebt, wordt iedereen uiteindelijk succesvol met dezelfde oplossing.
Maak het makkelijker om werk goed te doen
Tegenwoordig hebben fabrieken het er moeilijk mee om goed personeel te vinden en te behouden. Ook de ‘donkere fabriek’, waarbij de lichten uit kunnen omdat er geen medewerkers aanwezig zijn, is op korte termijn geen realiteit. De komende 50 jaar zullen er zeker nog mensen in de fabriek blijven. Dit is een grote uitdaging: steeds vaker geven directeuren en productiemanagers aan dat ze de sollicitatie eisen maar moeten blijven verlagen, om zo toch aan medewerkers te komen.
Deze ontwikkelingen maken het extra belangrijk dat het werk voor iedereen uitvoerbaar is. Zowel ervaren als minder ervaren medewerkers moeten direct aan de slag kunnen. Ook nieuwe krachten moeten zo snel mogelijk de juiste kwaliteit leveren en productief zijn. Vakmensen geef je de middelen en dan gaan ze aan de slag. Mensen die dat nog niet kunnen, hebben meer hulp en begeleiding nodig.
Daar zijn de brain free-systemen een uitkomst voor. Een digitale softwareoplossing helpt medewerkers met wat ze moeten doen, wanneer en hoe. Het doel van deze manier van werken is ten eerste nieuwe medewerkers snel productief maken. Zo kunnen ze binnen korte tijd effectief ingezet worden, ongeacht opleidingsniveau of niveau van Nederlandse taal. Het tweede doel is de ervaren medewerkers faciliteren om hun werk goed te doen. Zij kunnen bijvoorbeeld gebruikmaken van meer geavanceerde functies, zoals contact opnemen met collega’s van verschillende afdelingen (werkvoorbereiding, kwaliteit, planning). Het effect daarvan is zij meer betrokken raken bij de organisatie.
Net als bij de zelfkassa van de McDonald’s, zorgen digitale oplossingen in fabrieken ook voor meer snelheid, overzicht en rust op de werkvloer. Uiteindelijk zullen medewerkers daardoor zelf het liefste kiezen voor het brainfree-systeem. En dat is precies de beleving die we een operator willen geven: het makkelijk maken om het werk goed te doen.
Een logische bediening
De factor die een grote rol speelt bij het succes van een digitale oplossing en die ook het verschil gaat maken in de fabriek van de toekomst, is de bediening. Mensen moeten deze intuïtief kunnen besturen en het systeem moet voor iedereen toegankelijk zijn. Het is zaak om de werkwijze zo goed mogelijk in kaart te brengen. Een werknemer kan dan inloggen in het systeem en vervolgens wordt hij stap voor stap geholpen met wat hij moet doen.
Bij Motivate denken we er veel over na hoe we dat het beste kunnen doen. Wat heeft deze werkplek nodig? Maar ook: wat absoluut niet? Het komt namelijk voor dat bedrijven functies willen toevoegen, terwijl dat soms juist de werkwijze belemmert. In een filmpje van Klikbeet wordt dat op een grappige maar toch wel pijnlijke manier duidelijk gemaakt: stratenmakers moeten elke steen die ze leggen, scannen met een tablet en daarover iets invullen. Dat heeft een averechts effect. Ook zien we wel eens digitale oplossingen die technisch perfect zijn, maar waar de mensen op de vloer niet mee kunnen werken door de hoeveelheid functionaliteiten. Om de werkwijze wel efficiënt en fijn te houden, zijn de interface en integratie met bestaande systemen heel belangrijk. Denk aan productieplanning, ERP, instructies, tekeningen en andere gestandaardiseerde documenten.
Dit is precies hoe het er in de fabrieken ook aan toe gaat: voor iedereen heeft digitalisering een andere impact. We zien jonge mensen met andere nationaliteiten die vlot de nieuwe oplossing oppikken, maar ook wat oudere mensen die daar meer moeite mee hebben. Zolang je een beetje geduld hebt, wordt iedereen uiteindelijk succesvol met dezelfde oplossing.
Voordelen
Het grootste voordeel van het werken met een digitale oplossing of een brainfree-systeem is alle nodige informatie op één plek. Vraag maar eens aan een medewerker hoe vaak hij zoekt naar een collega om een vraag te stellen. Anders kan hij niet verder. Dit zijn de veel voorkomende verliezen in een fabriek, want communiceren over zaken zoals werkvolgorde en veranderingen van de planning kost veel tijd. Eigenlijk wil je het liefst aandacht besteden aan de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers en hun vaardigheden. De tijd die je bespaart door procescommunicatie aan de digitale oplossing over te laten, kun je nu inzetten om samen met je team te verbeteren.
Technologie heeft op die manier invloed op het gedrag van het team, maar de oplossing moet wel omarmd worden. Bij de implementatie kijken we dus goed naar jouw teams, jouw systemen en jouw fabriek, zodat de begeleiding bij de praktische uitvoering daar op de juiste manier op aansluit.
Concrete stappen
Wat is de eerste stap die jij kunt zetten? Loop eens door je fabriek en geef een eerlijk antwoord op de volgende vragen:
Vraag 1
Welke informatie heeft een medewerker nodig om zijn werk te kunnen uitvoeren en hoe komt hij daaraan?
Vraag 2
Wat kun je makkelijker maken door te digitaliseren?
Vraag 3
Hoe zorg je dat de leidinggevenden in jouw bedrijf ook succesvol zijn dankzij de digitalisering, ongeacht hun digitale vaardigheden?
Werk je bijvoorbeeld nog met papieren controleformulieren, Excelsheets of whiteboards waar werknemers informatie op moeten invullen? En in totaal, hoeveel van zulke dingen moet de operator eigenlijk invullen?
Of is er al deels gedigitaliseerd, maar merk je dat de oplossing niet aansluit op de werkvloer? Over het algemeen zijn medewerkers hier heel duidelijk over…. 🙂
In al deze gevallen zijn er verbeteringen mogelijk. En nodig. Want als het gaat om digitalisering in de maakindustrie, dan kun je gewoon niet achterblijven.
Nog niet overtuigd?
Lees op de website hoe PKF Pallets en A.Vogel nu digitaal werken. Of lees in de vorige post waarom de overheid extra investeert in digitalisering in de maakindustrie.